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Una ASD viene gestita secondo le regole organizzative di una normale associazione. Gli organi sono il consiglio direttivo, il presidente e l'assemblea dei soci.
Il Consiglio Direttivo è solitamente formato da un numero di soci compreso tra 3 (Presidente, Vicepresidente, Segretario) e 7. Delibera sulle decisioni a maggioranza dei voti. Non è esclusa la possibilità di un’amministratore unico.
I poteri del Consiglio Direttivo sono quelli di gestire l'associazione, promuovere le attività e amministrare l'associazione. E' in pratica l'organo "esecutivo" che ha il potere di decidere le iniziative e la politica associativa. Il più importante compito del Consiglio Direttivo è la cura degli affari economici, tramite la gestione del c\c dell'associazione, su cui solitamente possono operare il presidente e il tesoriere.
Inoltre, il Consiglio Direttivo si occupa della corretta tenuta dei documenti dell’associazione, cioè dei verbali d’assemblea, la lista soci, la tenuta dei fogli cassa, la redazione del bilancio e della relazione illustrativa al bilancio.
Solitamente, il Consiglio Direttivo si riunisce almeno una o due volte al mese. Per ogni riunione deve essere redatto un verbale dove vanno annotati: presenze, ordine del giorno, breve riassunto della discussione, risultato delle votazioni e firme di tutti i presenti (e non solo la firma del presidente o del segretario).
Al Presidente spetta invece la rappresentanza legale dell’associazione di fronte ai terzi e anche in giudizio. Vigila e cura che siano attuate le delibere del Consiglio e dell’Assemblea e provvede all'osservanza delle disposizioni statutarie ed alla disciplina sociale. Il Presidente può conferire delega, sempre e solo per iscritto, ad uno o più soci sia per singoli atti che per categorie di atti.
Diversamente, l'Assemblea dell'associazione è l'organo formato da tutti i soci che, se inscritti nel libro soci e in regola con il pagamento della quota associativa, hanno sempre il diritto a partecipare.
L'Assemblea si riunisce almeno una volta l'anno e deve essere convocata dal Consiglio Direttivo, o su richiesta dei soci, tramite avviso almeno quindici giorni prima della sua data. L'avviso deve contenere le seguenti informazioni: data, luogo, orario, ordine del giorno ed eventuale orario per la seconda convocazione.
I poteri dell'Assemblea in via ordinaria sono:
- l’elezione del Consiglio Direttivo;
- l’approvazione del rendiconto contabile economico-finanziario e della relazione annuale;
- decidere la destinazione dell’avanzo o disavanzo di esercizio;
- approvare il programma annuale delle attività (eventuale).
L'Assemblea ordinaria decide a maggioranza dei presenti. In prima convocazione il quorum richiesto è la presenza della maggioranza dei soci iscritti nel libro soci, mentre in seconda convocazione non viene previsto un quorum.
I poteri dell’Assemblea in via straordinaria sono:
- deliberare sulle richieste di modifica dello statuto;
- deliberare sullo scioglimento dell’associazione;
- deliberare sulla nomina del liquidatore.
L'assemblea straordinaria per modificare lo statuto prende le sue decisioni a maggioranza dei presenti, ma è richiesto che siano presenti almeno la metà dei soci. Per deliberare lo scioglimento dell’associazione, il quorum è più elevato: è richiesto il voto favorevole di almeno i tre/quarti dei soci. Anche per l'assemblea straordinaria dovrà essere redatto un verbale, che sarà depositato presso la sede dell'associazione a disposizione di tutti i soci.
Altri organi dell’associazione, come i revisori o i probiviri, sono facoltativi.
L'associazione è una tipica struttura aperta. Ciò significa che altri soggetti, oltre i soci fondatori, possono aderire liberamente. In ogni caso, nel rispetto dei fini istituzionali dell'associazione, lo statuto può indicare i requisiti necessari per essere ammessi. Generalmente una persona che vuole fare parte dell'associazione deve presentare una domanda scritta al Consiglio Direttivo, dichiarando di voler partecipare alla vita associativa e di accettare senza riserve lo statuto, le attività, le finalità e il metodo dell'associazione.
Successivamente il Consiglio Direttivo si riunirà e delibererà sull'ammissione e, in caso di esito positivo, trascriverà il nome e i dati del nuovo socio nel libro soci. All'atto di adesione il nuovo socio verserà la quota associativa stabilita dal Consiglio.
Lo statuto può prevedere varie figure di soci come ordinari, fondatori, onorari, sostenitori, atleti ecc….. Resta comunque inteso che fra gli aderenti all'associazione esiste parità di diritti e doveri. Infatti, la disciplina del rapporto associativo e le modalità associative devono garantire l'effettività del rapporto medesimo, per tutti gli associati.
Per maggiori chiarimenti leggi anche la gestione dell'attività sportiva e gli adempimenti per le ASD.
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avv. Nicola Ferrante (aggiornato al 2023)
