Il Portale delle Associazioni

Consulenza per aprire e gestire Associazioni ed Enti No Profit
a cura dell'avvocato Nicola Ferrante

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Come Scrivere i Verbali di Assemblea dei Soci e del Consiglio Direttivo di un'Associazione

Tutte le associazioni, di qualsiasi tipo, devono compilare e conservare i documenti che testimoniano la corretta gestione dell'ente e la partecipazione dei soci alla vita associativa. Infatti, uno dei principali requisiti richiesti perché un ente associativo possa considerarsi tale è la democraticità della struttura, che comporta la possibilità per i soci di partecipare all'assemblea, candidarsi come membri degli organi direttivi, votare per l'elezione di questi e per l'approvazione del bilancio annuale.

I documenti più importanti nell'ambito della gestione dell'associazione sono i verbali dell'Assemblea dei Soci e delle riunioni del Consiglio Direttivo, cioè tutti i resoconti e i verbali di queste riunioni. Esaminiamo ora le caratteristiche e requisiti minimi di questi documenti.

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Come Gestire il Patrimonio di un'Associazione

Il patrimonio dell'associazione è composto da tutti gli immobili, i beni e il denaro intestati all'associazione stessa. Questi valori possono entrare a far parte del patrimonio in vari modi, come conferimenti, donazioni, quote associative, contributi dei soci per lo svolgimento delle attività organizzate, corrispettivi derivanti da attività commerciale, raccolte pubbliche di fondi o contributi pubblici ecc......

Il patrimonio viene amministrato dal Consiglio Direttivo, che ha il potere di prendere tutte le decisioni in materia patrimoniale e finanziaria. Il Consiglio Direttivo nella persona del Presidente o del Tesoriere gestisce anche il conto corrente ed eventuali strumenti finanziari intestati all'associazione.

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Disciplina e Poteri del Consiglio Direttivo dell'Associazione

Il Consiglio Direttivo è in l'organo decisionale ed esecutivo dell'associazione. E' solitamente formato da un numero di persone che va da tre a sette soggetti, preferibilmente sempre in numero dispari. Le principali cariche del Consiglio Direttivo sono il presidente dell'associazione, il vicepresidente, il segretario e il tesoriere. E' poi possibile prevedere altre cariche a seconda delle necessità.

Il Consiglio Direttivo viene eletto dall'assembla degli associati, che può direttamente eleggere i soci che andranno a ricoprire le singole cariche, o diversamente i soli componenti, che successivamente al loro interno definiranno i rispettivi compito. Il Consiglio Direttivo resta solitamente in carica da un minimo di un anno ad un massimo di cinque. Si rileva comunque che per le onlus, le associazioni di volontariato e le APS il massimo di permanenza in carica è di 3 anni, come indicato più volte dall'Agenzia delle Entrate tramite direttive e pareri.

Le attività e iniziative associative sono programmate dal Consiglio Direttivo, che gestisce direttamente anche il patrimonio dell'associazione, tramite il presidente e il tesoriere, delegati ad operare sul conto corrente intestato all'associazione. I principali compiti del Consiglio Direttivo sono:

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Compilazione e Tenuta del Libro Soci di un'Associazione

Il libro dei soci è uno dei registri che l'ente associativo deve conservare presso la propria sede legale. In tale registro vengono annotati i nominativi e i dati di tutti i soggetti regolarmente iscritti all'associazione. La corretta tenuta di tale registro è molto importante. Infatti, dalla qualità di socio derivano determinati diritti e doveri in capo al soggetto associato e, inoltre, la disciplina fiscale prevede particolari agevolazioni riguardanti l'attività a pagamento che l'ente associativo svolge con i soci (e solo con questi).

Il libro soci deve contenere i dati degli associati, cioè il nome, cognome, data e luogo di nascita, indirizzo di residenza, codice fiscale, contatti di reperibilità (mail o telefono), le quote d'iscrizione versate. Inoltre, per ogni associato dovrà essere riportata la data di avvenuta iscrizione.

Si rileva che il soggetto potrà essere considerato socio dell'ente non a partire dal momento della presentazione della domanda d'iscrizione, ma solo dal momento di effettiva iscrizione del suo nominativo nel libro soci. La corretta procedura per iscrivere un soggetto è la seguente:

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Responsabilità patrimoniale e personale del presidente, del consiglio direttivo e dei soci di un’associazione

Secondo l'articolo 38 del Codice Civile "Per le obbligazioni assunte dalle persone che rappresentano l'associazione, i terzi possono far valere i loro diritti sul fondo comune. Delle obbligazioni stesse rispondono anche personalmente e solidalmente le persone che hanno agito in nome e per conto dell'associazione".

Ciò significa che i creditori dell'associazione possono far valere i loro diritti sul fondo comune, cioè il patrimonio associativo, che costituisce una garanzia patrimoniale generica sulle obbligazioni contratte dall'associazione. Inoltre, per tali debiti rispondono anche personalmente (cioè ciascuno con il proprio patrimonio personale) e solidalmente (cioè ciascuno è tenuto a saldare l'intero importo del debito) le persone che hanno agito in nome e per conto dell'associazione.

E' necessario subito precisare che, solitamente, le persone che possono agire in nome e per conto dell'associazione sono il presidente o il consiglio direttivo. Si rileva però che la responsabilità personale e solidale a carico degli amministratori dell'associazione non è direttamente collegata alla semplice titolarità della rappresentanza dell'ente, ma all'attività contrattuale o negoziale concretamente svolta per conto dell'associazione, attività da cui scaturiscono degli obblighi a carico dello stesso ente.

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Come Organizzare Corsi ed Attività per i Soci di una Associazione

I corsi e le attività organizzate dall'associazione corrispondono ad attività non commerciale. Ciò vuol dire che l'associazione può richiedere un corrispettivo ai partecipanti, corrispettivo che non è tassato in alcun modo. Quindi l'associazione, nell'ambito di tale attività, opererà con il solo Codice Fiscale, senza necessità di aprire una Partita Iva.

Perchè sia applicabile questo regime di favore la legge fiscale (T.U.I.R.) prevede due requisiti fondamentali:

  • l'attività deve essere svolta a favore degli associati, essendo quella svolta a favore di terzi non soci normale attività commerciale;
  • l'attività deve essere svolta nell'ambito dell'attività istituzionale dell'ente, cioè dello scopo previsto dallo statuto. Quindi un'associazione culturale non potrebbe considerare istituzionali attività come, ad esempio, un corso di guida o un corso sportivo.

Per organizzare correttamente tali attività gli amministratori dell'associazione devono seguire alcuni semplici passaggi:

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Come convocare l'assemblea dei soci di un'associazione

L'assemblea dei soci è l'organo sovrano di un'associazione in quanto espressione della volontà degli aderenti.

Secondo l'articolo 20 del Codice Civile, l'assemblea delle associazioni deve essere convocata dagli amministratori almeno una volta all'anno per l'approvazione del bilancio annuale. L'assemblea deve inoltre essere convocata quando se ne ravvisa la necessità o quando ne faccia richiesta motivata da almeno un decimo degli associati. In quest'ultimo caso se gli amministratori non vi provvedano, la convocazione può essere ordinata dal presidente del Tribunale.

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