Il Portale delle Associazioni

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a cura dell'avvocato Nicola Ferrante

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Procedura Corretta per Costituire un'Associazione

C’è molta confusione, e anche molte informazioni errate, in merito a quale sia la procedura corretta per la costituzione di un’associazione di qualsiasi tipo.

È sicuramente errata l’informazione secondo cui per costituire un’associazione basta preparare un atto costitutivo e uno statuto, firmato dai soci fondatori. In tal caso l’associazione non è giuridicamente costituita né formalizzata, e rimane un gruppo di soggetti privati che agiscono per loro conto. Naturalmente statuto e atto costitutivo sono essenziali per definire le caratteristiche, l’attività, le regole e il funzionamento dell’ente, ma non sono sufficienti.

Per una regolare costituzione sono necessari altri due passaggi:

  • richiedere all’Agenzia delle Entrate il codice fiscale dell’associazione, che è un documento che riporta, oltre al codice fiscale, il nome dell’associazione, la sede legale, il nominativo del presidente;
  • registrare atto costitutivo e statuto all’Agenzia delle Entrate, secondo la procedura “Registrazione atti privati”.

Questi passaggi sono essenziali per due motivi. Il primo è che in tal modo l’associazione acquista una sua forma giuridica, con un codice fiscale e un rappresentante legale, e quindi ha una legittimazione maggiore nei confronti di terzi, di istituzioni o enti pubblici.

Il secondo motivo riguarda i benefici fiscali, garantiti dalla legislazione a favore delle associazioni e degli altri enti no profit. Infatti, l’attività statutaria svolta a favore dei soci è non commerciale. Ciò significa che l’associazione può chiedere un corrispettivo ai soci per la partecipazione alle attività associative, e questo corrispettivo non è tassato . Però questo è possibile solo ed esclusivamente se atto costitutivo e statuto sono tati registrati all’Agenzia delle Entrate.

Per tali motivi è sempre necessario richiedere il codice fiscale dell’associazione e registrare gli atti, non essendo sufficiente la sola redazione e firma di atto costitutivo e statuto.

Inoltre, per l'iscrizione delle associazioni in determinati registri, come quello delle associazioni sportive o degli enti del terzo settore, la registrazione degli atti è sempre una condizione richiesta.

L'Assemblea dei Soci negli Enti del Terzo Settore

Nell’assemblea delle associazioni del terzo settore vige il principio “una testa, un voto”. Per gli associati che siano enti del terzo settore, l’atto costitutivo o lo statuto possono attribuire più voti, sino ad un massimo di cinque, in proporzione al numero degli associati o aderenti.

Quando compatibili, si applicano le norme del codice civile sul conflitto di interessi. Nel caso in cui una deliberazione risulti approvata con il voto determinante di un socio in conflitto di interessi con l’associazione, tale deliberazione può essere impugnata. Inoltre, gli amministratori non possono votare nelle deliberazioni riguardanti la loro responsabilità.

Salvo che l’atto costitutivo o lo statuto non dispongano diversamente, nell’assemblea delle associazioni di terzo settore, il diritto di voto spetta a tutti coloro che sono iscritti da almeno tre mesi nel libro degli associati. In questo caso, lo statuto può ridurre tale previsione temporale (anche azzerandola), ma non aumentarla, in quanto il termine massimo di tre mesi è previsto in osservanza dei principi di democraticità, pari opportunità ed uguaglianza tra gli associati imposto dalla legge.

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L'Organo di Amministrazione negli Enti del Terzo Settore

Nelle associazioni del terzo settore deve essere nominato un organo di amministrazione. Non può essere nominato amministratore e, se nominato decade dal suo ufficio, l’interdetto, l’inabilitato, il fallito, o chi è stato condannato a una pena che importa l’interdizione, anche temporanea, dai pubblici uffici o l’incapacità ad esercitare uffici direttivi.

La maggioranza degli amministratori è scelta fra le persone fisiche associate ovvero indicate dagli enti giuridici associati. L’atto costitutivo o lo statuto possono subordinare l’assunzione della carica di amministratore al possesso di specifici requisiti di onorabilità, professionalità ed indipendenza, anche con riferimento ai requisiti al riguardo previsti da codici di comportamento redatti da associazioni di rappresentanza o reti associative del terzo settore.

L’atto costitutivo o lo statuto possono prevedere che uno o più amministratori siano scelti tra gli appartenenti alle diverse categorie di associati.

La nomina di uno o più amministratori può essere attribuita dall’atto costitutivo o dallo statuto ad enti del terzo settore o senza scopo di lucro, ad enti religiosi o a lavoratori o utenti dell’ente. In ogni caso, la nomina della maggioranza degli amministratori è riservata all’assemblea.

Gli amministratori, entro trenta giorni dalla notizia della nomina, devono chiederne l’iscrizione nel registro unico nazionale del terzo settore, indicando per ciascuno di essi il nome, il cognome, il luogo e la data di nascita, il domicilio e la cittadinanza, nonché a quali di essi è attribuita la rappresentanza dell’ente, precisando se disgiuntamente o congiuntamente.

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L'Ammissione dei Soci negli Enti del Terzo Settore

Se l’atto costitutivo o lo statuto non dispongono diversamente, in un’associazione (riconosciuta o non riconosciuta) del terzo settore, l’ammissione di un nuovo associato è fatta con deliberazione dell’organo di amministrazione su domanda dell’interessato. La deliberazione è comunicata all’interessato ed annotata nel libro degli associati. Lo stesso organo di amministrazione deve, entro sessanta giorni motivare la deliberazione di rigetto della domanda di ammissione e comunicarla agli interessati.

Se l’atto costitutivo o lo statuto non dispongono diversamente, chi ha proposto la domanda può, entro sessanta giorni dalla comunicazione della deliberazione di rigetto, chiedere che sull’istanza si pronunci l’assemblea o un altro organo eletto della medesima, che deliberano sulle domande non accolte, se non appositamente convocati, in occasione della loro successiva convocazione.

Queste regole si applicano anche alle fondazioni del terzo settore il cui statuto preveda la costituzione di un organo assembleare o di indirizzo, comunque denominato, in quanto compatibili ed ove non derogate dallo statuto.

Il Registro dei Volontari per gli Enti del Terzo Settore

Con l’art. 19 del Codice del terzo settore ha previsto per tutti gli enti del terzo settore l’obbligo della tenuta di un Registro dei volontari e l’assicurazione dei volontari stessi. Nel Registro sono riportati tutti i volontari non occasionali che svolgono attività negli enti del terzo settore, tale registro è obbligatorio e si collega all’assicurazione dei volontari introdotta dalla nuova normativa. I volontari non devono essere obbligatoriamente soci dell’ente.

Il volontario è una persona che, per sua libera scelta, svolge attività in favore della comunità e del bene comune, anche per il tramite di un ente del terzo settore, mettendo a disposizione il proprio tempo e le proprie capacità per promuovere risposte ai bisogni delle persone e delle comunità beneficiarie della sua azione in modo personale, spontaneo e gratuito, senza fini di lucro, neanche indiretti, esclusivamente per fini di solidarietà.

Circa la tenuta del registro dei volontari vanno seguite alcune regole: gli enti del terzo settore che si avvalgono di volontari sono obbligati ad assicurarli contro gli infortuni e le malattie connessi allo svolgimento dell’attività di volontariato, nonché per la responsabilità civile per i danni cagionati a terzi dall’esercizio dell’attività medesima.

Il Registro prima di essere posto in uso, deve essere numerato progressivamente in ogni pagina e bollato in ogni foglio da un notaio o altro pubblico ufficiale a ciò abilitato (solitamente un segretario comunale, ma dovrebbero poterlo fare anche i singoli uffici del RUNTS), che deve dichiarare nell’ultima pagina i fogli che lo compongono.

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Organi di Controllo Degli Enti del Terzo Settore

Il Codice del terzo settore ha previsto strumenti di controllo interni per gli Enti del Terzo Settore: fra essi rientrano l’organo di controllo e la revisione legale dei conti. Se la nomina dell’organo di controllo è obbligatoria nelle fondazioni, nelle associazioni riconosciute o non riconosciute, esso deve essere nominato quando sono stati costituiti patrimoni destinati oppure quando sono stati superati per due esercizi consecutivi due dei seguenti limiti: totale dell’attivo dello stato patrimoniale di 110.000 euro; ricavi, rendite, proventi entrate comunque denominate pari a 220.000 euro; dipendenti occupati in media durante l’esercizio pari a cinque unità. Ciò vale finchè non si scenda di nuovo al di sotto dei limiti per due esercizi consecutivi.

I componenti dell’organo di controllo devono assicurare all’organo requisiti di onorabilità, professionalità e indipendenza. L’organo di controllo può essere monocratico o collegiale e i requisiti professionali menzionati devono essere posseduti da almeno uno dei componenti.

All’organo di controllo sono affidate alcune fondamentali competenze in relazione alla vita in generale degli enti del terzo settore fra cui: vigilare sull’osservanza della legge e dello statuto, vigilare sul rispetto dei principi di corretta amministrazione, vigilare sull’adeguatezza dell’assetto organizzativo, amministrativo e contabile e sul suo concreto funzionamento, monitorare l’osservanza delle finalità civiche, solidaristiche e di utilità sociale; attestare che il bilancio sociale sia stato redatto in conformità alle linee guida ministeriali. Il bilancio sociale dà atto degli esiti del monitoraggio svolto dall’organo di controllo.

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La Contabilità degli Enti del Terzo Settore

La struttura contabile di un ente del terzo settore rappresenta la base per definire il quadro della situazione patrimoniale e finanziaria da riportare nella redazione del bilancio. L’art. 13 del Codice del terzo settore prevede l’obbligo delle scritture contabili per gli enti del terzo settore che esercitano la propria attività in esclusivamente e principalmente in forma di impresa commerciale, mentre, per gli enti non commerciali, la disciplina delle scritture contabili rappresenta un adempimento di carattere fiscale.

L’art. 87 del Codice del terzo settore prevede che gli enti non commerciali che non applicano il regime forfettario devono, se non vogliono veder venir meno i benefici fiscali per essi previsti, redigere scritture contabili in relazione all’attività svolta. Esse devono essere cronologiche, sistematiche ed atte ad esprimere in maniera analitica e dettagliata le operazioni relative ad ogni periodo di gestione, distinguendo le attività di interesse generale da quelle diverse, con l’obbligo di conservazione delle suddette scritture e relativa documentazione finchè non siano definiti gli accertamenti relativi al corrispondente periodo d’imposta. Tali obblighi possono essere assolti anche attraverso la tenuta del libro giornale o del libro degli inventari e, per gli enti che non hanno conseguito in un anno proventi di ammontare non superiore ai 220.000 euro, possono essere sostituiti dalla tenuta del rendiconto di cassa.

Per le attività svolte con modalità commerciale, gli enti del terzo settore non commerciali devono tenere le scritture contabili semplificate, annotando cronologicamente in un apposito Registro i ricavi percepiti indicando per ciascun incasso il relativo importo, le generalità e i dati di residenza anagrafica del soggetto che effettua il pagamento, gli estremi della fattura o di altro strumento di pagamento. Devono, inoltre, essere annotate cronologicamente, in diverso registro e con riferimento alla data di pagamento, le spese sostenute nell’esercizio, con l’indicazione dell’importo e delle generalità del pagante.

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