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Consulenza per aprire e gestire Associazioni ed Enti No Profit
a cura dell'avvocato Nicola Ferrante

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Gestione di una associazione

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La gestione di una associazione è simile sia per le normali associazioni (culturali, ricreative ecc......), sia per le onlus, le associazioni sportive dilettantistiche, le associazioni di volontariato e di promozione sociale.

Ecco alcune regole da seguire per gestire correttamente una associazione:

SEDE

L'associazione può avere sede legale anche all'indirizzo di residenza di uno dei soci. La sede legale è il luogo dove gli atti dell'associazione devono essere depositati e dove arriva la posta dell'ente. La sede dovrà essere citata nello statuto e nell'atto costitutivo dell'associazione ed è necessario comunicare successive variazioni all'Agenzia delle Entrate.

GESTIONE DEMOCRATICA

L'associazione è un ente di diritto privato italiano, apolitica e senza fine di lucro, che si uniforma nello svolgimento della propria attività alla normativa prevista dal Codice Civile vigente, alle norme del Testo Unico sulle Imposte dei Redditi, alle regole dello statuto e ai principi di democraticità interna della struttura, di elettività e di gratuità delle cariche associative.

ISCIZIONE DEI SOCI

Chiunque condivide gli scopi e le finalità dell'associazione ed è in grado di contribuire a realizzarne i fini, vi può aderire. L’adesione all’Associazione non può essere disposta per un periodo temporaneo. I soci sono tutti coloro che, condividendo pienamente i fini e l'attività dell'associazione, hanno presentato domanda scritta, accettata dal Consiglio Direttivo o dall'assemblea, dichiarando:

- di voler partecipare alla vita associativa;

- di accettare, pienamente e senza riserve, lo Statuto ed i principi etici in esso contenuti; di accettare le attività, le finalità e il metodo dell’Associazione.

Solitamente il consiglio direttivo ha un certo lasso di tempo per confermare o negare l'adesione. L'eventuale diniego deve essere motivato ed è comunque ammesso reclamo all'assemblea, qualora sia il consiglio direttivo a deliberare l'ammissione a socio.

DIRITTI DEI SOCI

I soci hanno diritto:

- di partecipare all’assemblea e  di votare direttamente per l’approvazione e le modifiche dello Statuto, dei Regolamenti, per l’approvazione del bilancio annuale e per la nomina degli organi sociali dell’associazione e di impugnare le delibere degli stessi organi;

- di partecipare alla vita associativa e alle attività sociali;

- di esprimere liberamente la propria opinione nel riguardo dell'associazione e delle persone coinvolte in essa;

- di ricevere periodicamente informazioni circa la vita associativa;

- di essere eletti alle cariche sociali.

ORGANI

Solitamente sono organi dell’Associazione:

- l’Assemblea dei soci;

- il Presidente;

- il Consiglio direttivo.

Può inoltre essere previsto anche un revisore dei conti e un collegio di probiviri.

ASSEMBLEA DEI SOCI

L’Assemblea dei soci è l’organo sovrano dell’associazione: essa è composta da tutti i soci in regola con il versamento della quota sociale e dei contributi annuali e che, alla data dell’avviso di convocazione, risultino iscritti nel Libro soci.

L’assemblea è convocata dal Presidente, almeno una volta all’anno, ed ogni qualvolta egli lo ritenga opportuno ed è presieduta dal Presidente. La convocazione dell'assemblea può essere comunque richiesta da almeno un\decimo dei soci.

La convocazione dell’assemblea è effettuata con avviso esposto nella sede sociale almeno quindici giorni prima della data fissata per l’assemblea di prima convocazione e deve contenere l’ordine del giorno, la data, l'ora e il luogo di riunione. Nella stesso avviso di convocazione dell’assemblea, può essere fissato un giorno ulteriore per la seconda convocazione.

L’assemblea ordinaria delibera:

- l’elezione del consiglio direttivo;

- l’approvazione del rendiconto contabile economico finanziario e della relazione annuale;

- il programma annuale delle attività;

-  sugli argomenti posti alla sua attenzione dal Consiglio Direttivo;

In prima convocazione, l’assemblea ordinaria è regolarmente costituita con la presenza della metà dei soci aventi diritto a parteciparvi; in seconda convocazione è valida qualunque sia il numero dei soci intervenuti. L’assemblea delibera, sugli argomenti posti all’ordine del giorno, a maggioranza assoluta, vale a dire con il voto favorevole di metà più uno dei votanti.

L’Assemblea straordinaria delibera:

- sulle richieste di modifica dello Statuto;

- sullo scioglimento dell’Associazione;

- sulla nomina del liquidatore.

Riguardo le modifiche dello statuto, l’assemblea straordinaria è regolarmente costituita con la presenza di almeno i tre quarti degli associati (maggioranza modificabile dallo statuto) e delibera a maggioranza dei presenti. Riguardo lo scioglimento dell'associazione e la nomina del liquidatore, l'assemblea straordinaria delibera con il voto favorevole di almeno i tre\quarti degli associati.

Le riunioni dell’Assemblea devono risultare da apposito verbale,  trascritto nel libro delle delibere dell’Assemblea dei soci.

CONSIGLIO DIRETTIVO

L’Associazione è amministrata dal Consiglio Direttivo, composto da membri designati fra tutti gli associati aventi diritto al voto. Le riunioni del Consiglio direttivo sono presiedute dal Presidente ed in sua assenza da un membro del Consiglio Direttivo.

Le sedute sono valide quando sia presente la maggioranza dei componenti e le deliberazioni sono prese a maggioranza semplice dei presenti.

Sono compiti del Consiglio Direttivo:

a) prevedere i criteri di ammissione dei nuovi soci e accogliere o respingere le domande di ammissione dei Soci;

b) adottare provvedimenti disciplinari;

c) compilare il rendiconto contabile annuale e la relazione annuale al rendiconto contabile;

d) eleggere al proprio interno il presidente,  il vicepresidente, il segretario e il tesoriere;

e) curare gli affari di ordine amministrativo; assumere personale dipendente; stipulare contratti di lavoro, conferire mandati di consulenza;

f) approvare il programma dell’Associazione;

g) fissare il regolamento per il funzionamento e l’organizzazione interna dell’Associazione;

h) aprire rapporti con gli Istituti di credito; curare la parte finanziaria dell’Associazione, sottoscrivere contratti per mutui e finanziamenti e quant’altro necessario per il buon funzionamento dell’Associazione.

i) ratificare o modificare i provvedimenti adottati dal presidente per motivi di necessità ed urgenza.

l) determinare e deliberare i rimborsi delle spese a responsabili e organizzatori dell'attività dell'associazione e per coloro che svolgono le attività amministrative, dirigenziali  e di segreteria.

Le riunioni del Consiglio direttivo devono risultare da apposito verbale, firmato da tutti i presenti e trascritto nel libro delle delibere del Consiglio Direttivo.

PRESIDENTE

Al Presidente, a cui spetta la firma e la rappresentanza legale dell’associazione di fronte ai terzi e anche in giudizio, vigila e cura che siano attuate le delibere del Consiglio Direttivo e dell’Assemblea e provvede  all'osservanza delle disposizioni statutarie ed alla disciplina sociale.

Il Presidente può conferire delega, sempre e solo per iscritto, ad uno o più soci sia per singoli atti che per categorie di atti.

In caso di comprovata necessità od urgenza, assume i provvedimenti di competenza del Consiglio Direttivo, sottoponendoli a ratifica alla prima riunione successiva.

In caso di assenza, impedimento o dimissioni le funzioni del presidente sono svolte dal vicepresidente dell'associazione.

IL PATRIMONIO

Il patrimonio è composto da tutti i contributi che pervengano a qualsiasi titolo all'associazione e dai beni mobili o strumentali che pervengano all'associazione in virtù della sua attività.

Il patrimonio dell'associazione può essere utilizzato solo per il compimento delle attività prefissate dallo statuto. I singoli associati  non possono chiedere la divisione del patrimoni o avanzare pretese sullo stesso.

DIVIETO DISTRIBUZIONE UTILI

È fatto divieto di distribuire, anche in modo indiretto, utili o avanzi di gestione comunque denominati, nonché fondi, riserve e capitale durante la vita dell’Associazione, salvo che la destinazione o la distribuzione siano imposte dalla legge, ed è fatto obbligo di impiegare gli utili o avanzi di gestione per la realizzazione delle attività istituzionali e di quelle ad esse direttamente connesse.

IL BILANCIO

L’esercizio sociale dell’Associazione è annuale e solitamente  si apre  il primo gennaio e si chiude il 31 dicembre di ogni anno.

Ogni anno il Consiglio Direttivo predispone il rendiconto contabile economico-finanziario dal quale devono risultare con chiarezza e precisione le entrate suddivise per voci analitiche, i beni, i contributi, i lasciti ricevuti,  le spese e gli oneri sostenuti suddivisi per voci analitiche.

Il rendiconto contabile deve essere accompagnato da una relazione illustrativa predisposta dal Consiglio direttivo, che dia testimonianza delle attività dell'associazione, degli eventi e delle iniziative organizzate, dell'attività di volontariato e favore di bisognosi. Entrambi i documenti devono essere sottoposti all’approvazione dell’Assemblea entro e non oltre quattro mesi dalla chiusura dell’esercizio sociale.

Il rendiconto e la relazione devono essere depositati presso la sede sociale nei quindici giorni precedenti la data fissata per la loro approvazione, a disposizione di tutti i soci.

LIBRI SOCIALI

Libri sociali che si debbono tenere presso la sede dell'associazione sono: 1) Libro dei soci: basta un semplice registro in cui sono segnati nome, cognome e generalità del socio, data di adesione, quota pagata e firma. 2) libro delle adunanze del consiglio direttivo, assemblea e altri organi: sono la raccolta dei verbali delle riunioni. Devono prevedere data, presenti, argomenti da trattare, breve rapporto sulla discussione, risultati delle votazioni e firme dei presenti .

Anche per le entrate economiche, sarà preferibile avere dei fogli cassa, almeno a cadenza mensile, dove annotare entrate e uscite.

Altre importanti nozioni organizzative e fiscali sono reperibili nella sezione fiscale del sito, riguardo la redazione dei libri contabili, il bilancio, la remunerazione dei soci, la perdita della qualifica di ente non commerciale ecc..

avv. Nicola Ferrante (aggiornato a marzo 2017)

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